La soluzione al problema della gestione della conoscenza riveste un'importanza cruciale per una Società che si dichiara basata sulla conoscenza. Saper gestire le informazioni può rappresentare il presupposto per la creazione di nuova conoscenza e, a catena, la generazione conseguente di innovazione. La disponibilità della documentazione via Web non è sinonimo di reperibilità delle stesse. Ma la risposta non è puramente tecnologica, ossia affidabile ad un software molto sofisticato, e deve riferirsi alla progettazione di una classificazione adeguata delle informazioni.

Gnoli sostiene che «L'indicizzazione semantica, e la classificazione in particolare, rappresentino un investimento (...). Come tutti gli investimenti, nel breve termine la classificazione comporta dei costi rilevanti: costi che difficilmente si sarà disposti ad affrontare fintanto che si sia impegnati a cambiar d'abito (...) secondo l'ultimo grido delle tecnologie, delle scelte di immagine o dei cambiamenti di poltrona... Ma, come tutti gli investimenti, se impostata e seguita oculatamente, nel lungo termine darà anche immancabilmente i suoi frutti, sottoforma di un patrimonio documentario organizzato unitariamente, recuperabile e fruibile attraverso tecniche di ricerca potenti ed efficaci nella loro semplice coerenza».

Quando si tratta di classificare documenti prodotti dalla complessa organizzazione definita Pubblica Amministrazione è indispensabile considerare immediatamente la condivisione dei dati, vale a dire l'aspetto della interoperabilità. In base al comma 2 dell'art.1 del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165, "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche", «Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale».

Si ritiene opportuno presentare l'esperienza condotta dal FORMEZ per valorizzare i servizi e la documentazione della PA. Si tratta del progetto sperimentale di rete per la condivisione della conoscenza denominato Sistema Biblioteche Pubblica Amministrazione (SBPA) e visibile a questo indirizzo.

I risultati non sono di poco conto, considerando che alla conclusione del progetto (Luglio 2005) le biblioteche per la PA - presenti in rete e ripartite per appartenenza - erano 50 di Amministrazioni territoriali, 17 di enti nazionali, 35 dello Stato. Sulla base degli standard utilizzati dalle biblioteche con il progetto è stato realizzato un meta catalogo, denominato Metaopac per la PA, che consente la ricerca simultanea negli OPAC (Online Public Access Catalogue) delle biblioteche collegate. I cataloghi interconnessi al Metaopac sono quelli delle Biblioteche dei Consigli Regionali di Lombardia, Marche, Emilia-Romagna, Umbria, Toscana, della Provincia di Perugia, del Formez, della Camera dei Deputati, del Senato della Repubblica, della Scuola Superiore della PA.

Attraverso il servizio della Biblioteca Virtuale per la PA è possibile accedere alla documentazione di fonte pubblica in rete. La Biblioteca Virtuale mette a disposizione ben 600 risorse, catalogate con metadati Dublin Core (vedi http://dublincore.org/) che, unitamente al software open source Scout Portal Toolkit, consentono di accedere a documenti e servizi della PA. Il Formez, su incarico del Dipartimento della Funzione Pubblica, ha continuato il progetto SBPA con il BIBLIOTHESAURUS, con termine al 28 febbraio 2008.

Ma resta ancora il fronte aperto della distribuzione dei contenuti e ciò implica affrontare il problema della formazione sia del personale specializzato che dei cittadini utenti. Per quanto attiene alle figure professionali che dovrebbero essere in grado di lavorare in auto archiviazione, sostituendo la più costosa catalogazione centralizzata, occorre pensare alla certificazione delle competenze in un quadro di riferimento europeo, come previsto dal Consorzio Certidoc (il sistema europeo di certificazione dei professionisti dell'informazione e documentazione). Dalla parte del cittadino non si tratta solo di ridurre il digital divide ma di realizzare delle politiche di information literacy per consentire a tutti di cercare e trovare la conoscenza.

Come ha indicato l'UNESCO (UNESCO, Literacy for All: the vision: UNESCO Education, 2003), in apertura dell'UNESCO LITERACY DECADE 2003-2012 : «Per sopravvivere nel mondo globalizzato di oggi è diventato necessario per tutti imparare nuove forme di alfabetizzazione e sviluppare l'abilità di localizzare, valutare e usare l'informazione efficacemente e in molteplici modi». Il digital divide si supererà facilmente ma la vera sfida sarà l'information divide: il problema non è la tecnologia ma la conoscenza!

Petrucco definisce l'Internet Information Literacy come componente essenziale per un Syllabus sulle Tecnologie didattiche, con competenze che superano la semplice conoscenza ed utilizzo degli strumenti tecnici disponibili. Questo comporta anche una ridefinizione del ruolo delle biblioteche e della figura del bibliotecario. La biblioteca si ridefinisce come learning library, ossia come ambiente formativo, e accanto al bibliotecario specialista che è parte di una biblioteca specializzata si pone la figura del bibliotecario che "fa" information literacy ed è parte di una learning library. In questo caso il suo lavoro non è semplicemente quello di registrare il prestito dei documenti ma quello di trasmettere delle conoscenze.

Ritornando al progetto in esame è necessario prevedere la stesura di una guida all'interoperabilità semantica in cui siano previsti standard operativi per tutta la PA: dalla produzione all'archiviazione, alla distribuzione dei contenuti. Questo coincide con il programma IDABC dell'Unione Europea, un progetto quadriennale (2005-2009) per l'interoperabilità che vuole elaborare regole comuni per far collaborare le p.a europee. All'interno del progetto IDABC è stato attivata la piattaforma SEMIC.EU (Semantic Interoperability Centre Europe). L'iniziativa vuole promuovere e sviluppare standard comuni di interoperabilità, agendo a livello sintattico e semantico, nello scambio di dati fra PA e prendendo come punto di riferimento le migliori esperienze europee del settore.