I progetti di comunicazione e sviluppo delle tecnologie nell'attività della Pubblica Amministrazione hanno diversi obiettivi e finalità: la condivisione delle conoscenze è certamente uno delle più importanti e, forse, più complicate, da perseguire. Come per le aziende private, la risorsa più preziosa nella PA è rappresentata dal cosiddetto "capitale umano", dall'insieme delle competenze e know-how dei dipendenti e collaboratori. Ecco perché un sistema di comunicazione "interna" e strutturata potrebbe mettere in comunione queste competenze e permettere un'analisi condivisa e partecipata di problematiche e relative soluzioni. Studio Formazione Etica, società di consulenza di Faedis (Udine), propone alla Pubblica Amministrazione una piattaforma innovativa per condividere queste competenze e valorizzare le risorse umane anche riducendo in maniera sensibile tempi e costi per consulenze esterne. Ne parliamo con Stefano Miglietta, uno dei promotori del progetto.

Qual è la storia e le peculiarità di Studio Formazione Etica?

Studio Formazione Etica nasce nel 2001 da un team di professionisti che operavano già da diversi anni nel campo dello sviluppo delle risorse umane, in qualità sia di formatori che di consulenti. Dal momento della sua costituzione SFE ha sempre privilegiato un rapporto aperto e incentrato sulle persone piuttosto che sui processi, puntando sempre a trasmettere le competenze attraverso una formazione basata più sulla pratica che sulla teoria, modulando approcci multidisciplinari orientati alla crescita sostenibile delle persone e delle organizzazioni. Uno dei fili conduttori delle nostre attività è la cura degli aspetti trasversali, un fattore che trascende le competenze tecniche acquisite con lo studio, la pratica e l'esperienza, coinvolgendo in ultima analisi la nostra umanità, ossia l'abilità di relazionarsi, di comunicare, di organizzare il proprio tempo, di affrontare e risolvere i problemi, di lavorare in gruppo, di essere leader e di sapersi rinnovare.

Che cos'è Pa-rete? Puoi illustrarci come nasce questo progetto? Da quale esigenza della PA nasce la vostra idea?

Da alcuni anni lavoriamo molto con gli Enti Pubblici. Abbiamo svolto numerosi percorsi di formazione e consulenza per le PA, dai corsi più semplici e richiesti, come quelli di comunicazione, a quelli più complessi sulla leadership e lo sviluppo delle risorse umane, dai diversi interventi di consulenza rivolti a mappare le competenze, alle indagini di citizen satisfaction, marketing territoriale, e analisi organizzative. È attraverso il contatto diretto e l'esperienza sul campo, fianco a fianco con funzionari e amministratori, che abbiamo individuato numerose problematiche affini che potevano essere affrontate a monte in modo strategico ed economicamente favorevole, al fine di ottimizzare le risorse umane e le loro competenze. L'idea del nuovo modello è nata 3 anni fa ed è la nostra risposta alla difficoltà della PA italiana ad essere elastica e dinamica nel rispondere alle effettive esigenze interne ed esterne. Questo elemento di inerzia è causato sia da aspetti culturali che strutturali: la storia di come è nato il pubblico impiego e di come si è evoluto giustifica l'enorme numero di dipendenti della PA italiana, ovvero oltre 3,5 milioni di persone che devono operare all'interno di un sistema burocratico complesso ed in costante mutamento. Tutte queste persone costituiscono da un lato un enorme capitale umano, ma dall'altra parte un potenziale che non riesce ad esprimersi: gli ostacoli della comunicazione fra i funzionari producono perdite di tempo, di denaro e circoli viziosi che si risolvono in un calo di efficienza e qualità dei servizi offerti dal pubblico impiego.

Ci siamo quindi chiesti come creare un sistema per condividere le competenze fra i vari Enti, velocizzando i flussi di comunicazione e svincolandoli dai limiti geografici. Quando nasce un'esigenza, un problema di cui non è chiaro il percorso per la sua risoluzione, cosa fa un funzionario? Può rivolgersi internamente al proprio ente, interpellando chi potrebbe o dovrebbe conoscere la strada da percorrere, oppure contattare un conoscente che opera in un altro ente. Una terza via è quella di veicolare la propria domanda verso l'esterno, magari in un ente più grande ed articolato. Queste comunicazioni passano attraverso il telefono, la posta, l'e-mail o il vecchio fax. Tutto ciò ha un costo in termini di tempo, sia per chi richiede l'informazione che per chi viene contattato e deve impegnarsi in una risposta. Questo processo dev'essere considerato nei due sensi: chiedere aiuto e dare aiuto.

Ore, giorni interi che molti funzionari passano a cercare risposte, dati e un po' di competenza. Vengono organizzati corsi di formazione, consulenze – e qui non parliamo solo di tempo, ma di denaro speso – che sovente non risolvono veramente il problema perché non riescono ad essere esaustivi nella specifica esigenza di ciascuno. Per meglio affrontare queste problematiche abbiamo creato un sistema che potrà rivoluzionare il mondo della PA italiana, ottimizzando l'accesso alle conoscenze e alle risorse umane disponibili, facendo risparmiare tempo e denaro, supportando l'organizzazione di una migliore gestione dei servizi.

La formula è questa. Se si riuscissero a individuare le specializzazioni effettive, le reali competenze che ciascun impiegato possiede all'interno dei diversi uffici e si potesse organizzare il passaggio di queste competenze nel modo e nei tempi giusti, si potrebbe rispondere a gran parte dei problemi e delle esigenze di ciascuno nei diversi uffici in tempi nettamente più brevi e risparmiando denaro. Noi crediamo di esserci riusciti. Abbiamo progettato un network e realizzato un'applicazione web (accessibile con login e password dal sito www.pa-rete.it) per mezzo della quale gli utenti registrati possono condividere le proprie competenze con gli altri, ottenendo in tal modo consulenza gratuita dagli utenti più esperti nelle tematiche di proprio interesse. Il principio di base è questo: io dedico 5 minuti alle tematiche che so gestire meglio e così faccio risparmiare ore di lavoro e di ricerca ad altri, guadagno crediti che mi permetteranno di essere aiutato dai migliori nel campo in cui mi serve operare, facendo infine risparmiare anche a me stesso ore di lavoro. L'elemento chiave e più innovativo del sistema è la mappatura dinamica delle competenze di ciascun utente. Questa tecnologia, presente in pa-rete, coinvolge in automatico attraverso delle notifiche, anche via email, gli utenti che hanno dimostrato l'esperienza necessaria per affrontare il problema o la richiesta sottoposta al sistema. In tal modo si può beneficiare del contributo degli altri ottimizzando il tempo di tutti gli utenti.

Quali sono i punti di forza del progetto?

Il principale punto di forza è che la piattaforma pa-rete.it risponde in modo molto preciso ad una forte esigenza della PA italiana - e probabilmente non solo dell'Italia e non solo del sistema pubblico. È un sistema estremamente flessibile, con costi molto contenuti e può essere implementato come Web application in Internet o in una Intranet e non necessita di alcuna installazione sui computer degli utenti: è sufficiente essere connessi alla rete ed aprire il proprio browser. Per questa ragione stiamo sviluppando una formula di erogazione che coinvolge i Grandi Enti, per esempio le Regioni o le Province, nell'acquisto del servizio da diffondere poi a tutti gli altri enti. In tal modo i costi scendono ancora, massimizzando la promozione della piattaforma a livello regionale. Con il sistema pa-rete si ottimizzano le risorse umane, c'è un effettivo risparmio di tempo e di denaro sia nell'erogazione dei servizi che nell'abbattimento dei costi della formazione e delle consulenze esterne. Questi vantaggi, da soli, sono di estremo interesse, soprattutto oggi, in tutte le Pubbliche Amministrazioni.

Come funziona a grandi linee la mappatura delle competenze dell'utente registrato?

È importante sapere che ciascun utente può interagire, anche anonimamente se lo desidera, inserendo domande, rispondendo a quesiti o votando nei sondaggi. Ciascun utente, inoltre, ha dei crediti, per poter ricevere consulenza dagli altri utenti, che vengono guadagnati erogando a propria volta consulenza, ossia condividendo le proprie competenze. Le risposte date vengono valutate da altri utenti della piattaforma esperti nella materia trattata, modificando il punteggio delle singole specializzazioni dell'utente che ha offerto il suo aiuto. La profilazione passiva degli utenti, com'è stata implementata, distingue questo sistema da ogni altro presente a livello internazionale.

Com'è stato l'approccio (la risposta) della PA di fronte a questo progetto?

Abbiamo presentato a diversi enti il progetto nel 2007, all'interno di Forum PA a Roma, Euro PA a Rimini e ComPA a Bologna; il riscontro è stato così positivo e gratificante che abbiamo anticipato i tempi di sviluppo della piattaforma di pa-rete: dopo pochi mesi era già online e sul mercato, con diversi enti che subito hanno aderito al servizio. Pochi mesi fa, in seguito a questo vivo interesse, abbiamo scelto di adottare la formula di promozione a cui prima ho accennato: invitare gli enti più grandi a stringere accordi per la diffusione del servizio in concertazione con le più importanti istituzioni. Siamo molto soddisfatti dei risultati e auspichiamo di diffondere il sistema pa-rete non solo negli Enti Locali, ma anche alle scuole, alle Università e a tutto il mondo della sanità. Stiamo già pensando di esportare il modello anche in altri paesi.

Come valuti il rapporto della Pubblica Amministrazione con i sistemi ICT? Sia in termini di comunicazione pubblica sia (e forse soprattutto) in termini di razionalizzazione delle risorse (economiche e lavorative)?

Penso che la Pubblica Amministrazione sia stata per anni in ritardo rispetto al mondo ICT e soltanto negli ultimi due anni abbia intrapreso un percorso di ripresa. Il settore pubblico dovrebbe aspirare a ridiventare un modello trainante anziché un freno dello sviluppo economico e sociale del sistema Italiano. Il progetto pa-rete può contribuire tangibilmente al raggiungimento di questo traguardo e ci auguriamo possa divenire un modello concreto di riferimento nello sviluppo della Pubblica Amministrazione italiana.