di Stefano Giovinazzo
Legaldoc, dalla scrivania al file
giovedì 21 febbraio 2008
Il servizio di Infocamere offre la conservazione sostituiva in formato digitale permettendo di mantenere integri nel tempo i documenti, risparmiando notevoli risorse
Niente più carte e scartoffie sulla propria scrivania: Legaldoc punta a realizzare "l'ufficio senza carta". Il servizio è offerto da Infocamere, società consortile di informatica delle Camere di commercio italiane, che garantisce nel tempo l'integrità e la leggibilità dei documenti informatici, rispettando la più recente normativa in materia: il Decreto del 23 gennaio 2004, "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto", ad opera del Ministro dell'Economia e delle Finanze.
La Deliberazione CNIPA n.11/2004 indica invece che «le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali».
Ecco come, secondo il CNIPA, dovrebbe avvenire il procedimento. «Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo».
«Qualora il processo riguardi documenti informatici sottoscritti è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale,per attestare la conformità di quanto riversato al documento d'origine». Le leggi sulla conservazione digitale e il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale hanno completato e di fatto reso legale il processo messo in atto da Legaldoc.