di Stefano Giovinazzo
Legaldoc, dalla scrivania al file
giovedì 21 febbraio 2008
Il servizio di Infocamere offre la conservazione sostituiva in formato digitale permettendo di mantenere integri nel tempo i documenti, risparmiando notevoli risorse
Secondo Infocert, il più importante Ente Certificatore in Italia e leader per la posta elettronica certificata: «innescare processi di dematerializzazione sul mondo della PA significa ridurre molto i costi connessi alla gestione cartacea. Si pensi che la sola adozione delle pratica telematica per i certificati rilasciati all'utenza (circa 35 milioni di documenti, alla data cartacei) porterebbe a un risparmio complessivo di 470 milioni di euro».
«Inoltre, introdurre soluzioni di gestione documentale e conservazione sostitutiva porta notevoli benefici, in termini di maggiore efficienza, reperibilità immediata delle informazioni e trasparenza nei confronti degli utenti e delle imprese. Da un studio di NetConsulting è stato stimato che gli impatti sul Sistema Italia dei costi e delle inefficienze connesse alla gestione tradizionale dei documenti ammonterebbero ad un valore compreso tra i 42 e i 70 miliardi di euro, a seconda che si considerino i soli documenti contabili/amministrativi, o si allarghi l'ambito di riferimento a tutte le tipologie documentali. Adottare soluzioni di dematerializzazione comporterebbe quindi un risparmio compreso tra il 3% e il 5% del Pil».
Come funziona Legaldoc
Il servizio Legaldoc è in modalità Asp, basata su tecnologia web services con protocollo SOAP (XML su HTTP). L'obiettivo principale è la riduzione dei tempi di implementazione e degli investimenti, azzeramento degli oneri di gestione, delega della responsabilità sulla conservazione.
Prevede poi la delega ad Infocamere per l'apposizione della firma di controllo del procedimento e della conservazione, la consultazione online dei documenti conservati sul sitema di archiviazione centralizzato, le procedure di controllo, backup e autodiagnostica gestite centralmente. A questo si aggiunge la produzione cd, memorizzazione e mantenimento dati su DBMS IC e l'utilizzo servizi di firma e marcatura della CA Infocamere.
L'utilizzo di Legaldoc agevola le pratiche della PA, puntando su tre aspetti: spazio, tempo e costi. Spesso, infatti, per errata catalogazione, i documenti si perdono; in caso di movimentazione, serve qualcuno che spedisca o porti a destinazione i documenti (fino a 6 gg in caso di servizi in outsourcing); estratti dall'archivio, i documenti spesso non sono reinseriti correttamente; operata l'integrazione con il proprio SGD, la ricerca dei documenti avviene attraverso la stessa interfaccia utilizzata per l'archiviazione; in caso di esibizione, basta un click e il documento viene esibito "real time"; l'esibizione del documento non modifica la sua posizione all'interno del Data Base a norma.