Niente più carte e scartoffie sulla propria scrivania: Legaldoc punta a realizzare "l'ufficio senza carta". Il servizio è offerto da Infocamere, società consortile di informatica delle Camere di commercio italiane, che garantisce nel tempo l'integrità e la leggibilità dei documenti informatici, rispettando la più recente normativa in materia: il Decreto del 23 gennaio 2004, "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto", ad opera del Ministro dell'Economia e delle Finanze.

La Deliberazione CNIPA n.11/2004 indica invece che «le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali».

Ecco come, secondo il CNIPA, dovrebbe avvenire il procedimento. «Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo».

«Qualora il processo riguardi documenti informatici sottoscritti è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale,per attestare la conformità di quanto riversato al documento d'origine». Le leggi sulla conservazione digitale e il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale hanno completato e di fatto reso legale il processo messo in atto da Legaldoc.

Secondo Infocert, il più importante Ente Certificatore in Italia e leader per la posta elettronica certificata: «innescare processi di dematerializzazione sul mondo della PA significa ridurre molto i costi connessi alla gestione cartacea. Si pensi che la sola adozione delle pratica telematica per i certificati rilasciati all'utenza (circa 35 milioni di documenti, alla data cartacei) porterebbe a un risparmio complessivo di 470 milioni di euro».

«Inoltre, introdurre soluzioni di gestione documentale e conservazione sostitutiva porta notevoli benefici, in termini di maggiore efficienza, reperibilità immediata delle informazioni e trasparenza nei confronti degli utenti e delle imprese. Da un studio di NetConsulting è stato stimato che gli impatti sul Sistema Italia dei costi e delle inefficienze connesse alla gestione tradizionale dei documenti ammonterebbero ad un valore compreso tra i 42 e i 70 miliardi di euro, a seconda che si considerino i soli documenti contabili/amministrativi, o si allarghi l'ambito di riferimento a tutte le tipologie documentali. Adottare soluzioni di dematerializzazione comporterebbe quindi un risparmio compreso tra il 3% e il 5% del Pil».

Come funziona Legaldoc

Il servizio Legaldoc è in modalità Asp, basata su tecnologia web services con protocollo SOAP (XML su HTTP). L'obiettivo principale è la riduzione dei tempi di implementazione e degli investimenti, azzeramento degli oneri di gestione, delega della responsabilità sulla conservazione.

Prevede poi la delega ad Infocamere per l'apposizione della firma di controllo del procedimento e della conservazione, la consultazione online dei documenti conservati sul sitema di archiviazione centralizzato, le procedure di controllo, backup e autodiagnostica gestite centralmente. A questo si aggiunge la produzione cd, memorizzazione e mantenimento dati su DBMS IC e l'utilizzo servizi di firma e marcatura della CA Infocamere.

L'utilizzo di Legaldoc agevola le pratiche della PA, puntando su tre aspetti: spazio, tempo e costi. Spesso, infatti, per errata catalogazione, i documenti si perdono; in caso di movimentazione, serve qualcuno che spedisca o porti a destinazione i documenti (fino a 6 gg in caso di servizi in outsourcing); estratti dall'archivio, i documenti spesso non sono reinseriti correttamente; operata l'integrazione con il proprio SGD, la ricerca dei documenti avviene attraverso la stessa interfaccia utilizzata per l'archiviazione; in caso di esibizione, basta un click e il documento viene esibito "real time"; l'esibizione del documento non modifica la sua posizione all'interno del Data Base a norma.

Oltre al rispetto della normativa vigente il servizio consente la conversazione dei documenti per oltre 10 anni. È prevista poi l'attività della grande distribuzione, con l'integrazione tra Legaldoc e il gestionale aziendale: circa 4.000.000 documenti l'anno (fatture, note di credito, DDT), 7.000.000 documenti pregressi e 400.000 fatture a ciclo attivo l'anno e libri registri. C'è poi l'attività del trasportatore con il servizio "Fattura Elettronica" via file transfer più Legaldoc, le Fatture e il libro giornale. Infine c'è l'attività di Infocamere con 300.000 fatture l'anno più i libri contabili.

Per quanto riguarda la fattura elettronica, la tecnologia suggerita della deliberazione AIPA n. 42/2001 per la firma del file dei documenti da conservare, è praticabile solo per quelli di dimensioni molto piccole e le definizioni di "documento informatico" e di "firma digitale" non sono coerenti con quelle presenti nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (dpr 445/2000) dopo la direttiva comunitaria sulla firma digitale.

Per ovviare a tali questioni, si è introdotta la firma elettronica qualificata, una firma elettronica, consistente ne «l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica, ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati». L'autenticità ed integrità della fattura è garantita in questo modo dalla "firma elettronica qualificata".

Il nodo cruciale del servizio Legaldoc risiede nell'effettiva garanzia di conservazione del materiale catalogato. Risulta fondamentale, quindi, il ruolo svolto dal responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva che «può delegare la propria attività a una o più persone che garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni», come disposto nell'ART. 5 della Deliberazione 42/2001.