La capacità di misurazione delle performance è ormai comunemente considerata un fattore indispensabile per il miglioramento dell'efficienza complessiva dell'azione pubblica. La qualità della misurazione si basa sulla disponibilità di indicatori appropriati e di dati corretti e tempestivi che alimentano gli indicatori, in maniera tale da consentire di programmare e mettere in atto le azioni correttive più opportune. Perciò, l'efficienza della misurazione delle performance dipende anche dalla efficienza della filiera dei sistemi ICT che nella PA supportano i processi contabili e di controllo (sistemi di controllo strategico e controllo di gestione, di contabilità analitica e contabilità economico-patrimoniale, di gestione dei magazzini etc..) e di quelli che consentono il tracciamento e la trasparenza delle operazioni (protocollo, sistemi di workflow management).

È indispensabile che tale filiera sia armonizzata in una architettura logica e funzionale coerente e integrata, in grado di evitare duplicazioni e di agevolare i controlli e le analisi dei fenomeni a diversi livelli di sintesi. L'articolo 13, comma 2, del D. lgs del 12 febbraio 1993, n. 39 prevede il monitoraggio dei contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, determinati come "contratti di grande rilievo", e la possibilità da parte delle PA di affidarne l'esecuzione a società specializzate, fra le quali quelle incluse in un apposito elenco predisposto dal CNIPA, a condizione che non risultino collegate con le imprese parte dei contratti.

Il monitoraggio e la verifica rispondono alla necessità di una adeguata e corretta gestione, da parte delle PA, dei contratti di servizio delle tecnologie dell'informazione. Per questo costituiscono uno strumento operativo di buona amministrazione che, applicato ai contratti di servizio ed ai progetti ad essi inerenti, è finalizzato al perseguimento di un livello soddisfacente di efficienza, efficacia ed economia nel progetto esaminato. Per questa pluralità di intenti il monitoraggio e la verifica si distinguono dagli altri strumenti di controllo e valutazione che le organizzazioni applicano a progetti d'investimento poiché da un lato facilitano l'evoluzione delle forme contrattuali, contribuendo all'eliminazione di pratiche consociative e di pregiudizi contrari all'interesse dell'economia del paese; dall'altro si dedicano all'intera problematica progettuale a partire dalla validità degli obiettivi, non limitandosi all'indagine della trasformazione di mezzi finanziari nei servizi in cui si materializza l'investimento.

Il monitoraggio si articola in diverse azioni, specifiche di ogni fase del ciclo di vita della fornitura. Esse sostengono l'Amministrazione nella valutazione dell'impatto economico ed organizzativo, nel controllo dell'avanzamento dei progetti e nell'accertamento dei livelli di servizio, secondo le seguenti fasi:

• realizzazione dello studio di fattibilità;
• redazione degli atti di gara;
• direzione dei lavori;
• assistenza al collaudo;
• realizzazione del piano di continuità ed emergenza.

La verifica dei contratti informatici va effettuata dopo che la fornitura sia stata eseguita; eventualmente al termine di sue fasi significative. L'attività di verifica è effettuata con particolare riguardo ai costi ed ai benefici dei sistemi informativi automatizzati, mediante l'adozione di metriche di valutazione dell'efficacia, dell'efficienza e della qualità. Essa sostiene il responsabile dei sistemi informativi automatizzati nella valutazione dei risultati ottenuti mediante una comparazione tra l'analisi costi/benefici effettuata ex ante ed ex post, l'analisi della relazione tra beni e servizi ICT ricevuti dal fornitore, altre risorse impiegate e risultati ottenuti e l'analisi delle cause che abbiano eventualmente limitato o impedito il raggiungimento degli obiettivi.

Ai sensi dell'art. 7 del D.lgs. 39/93 è compito del CNIPA di verificare periodicamente, d'intesa con le amministrazioni interessate, i risultati conseguiti nelle singole amministrazioni, riguardo ai costi e benefici dei sistemi informativi automatizzati, anche mediante l'adozione di metriche di valutazione dell'efficacia, dell'efficienza e della qualità. L'azione del CNIPA in tema di monitoraggio non si incentra esclusivamente sul tema del controllo in corso d'opera o a posteriori, ma prevede una serie di filoni d'intervento finalizzati a supportare l'auspicato processo di governo dei contratti informatici parte delle PA tra cui:

• sourcing strategies;
• public procurement;
• project management;
• service level agreement;
• quality management;
• la rappresentazione e razionalizzazione dei processi supportati dall'informatica;
• la valutazione dell'esecuzione dei progetti ICT (project assessment);
• la comparazione dei sistemi informativi con realtà affini ed il collaudo di beni e servizi ICT.

Su queste tematiche il CNIPA sviluppa una serie di azioni di supporto e di analisi: in questo modo, sin dal 1994 sono state indirizzate e supportate le azioni di monitoraggio attuate dalle singole Amministrazioni. Il processo di riqualificazione della spesa pubblica ha scontato nei primi anni l'esistenza di contratti informatici non adeguati a consentire un'azione di direzione lavori efficace, cosa che ha ritardato lo sviluppo di un'azione di governo dei contratti adeguata. In continuità con gli anni precedenti, il monitoraggio, assieme ai pareri, coadiuva la strategia impostata dal CNIPA per la riqualificazione della spesa pubblica informatica permettendo di incrementare la tendenza a procedere tramite appalti di servizi, in luogo delle trattative private. In questo modo viene garantita sia una maggiore trasparenza della spesa pubblica, sia la razionalizzazione dei costi sostenuti. Ciò è stato possibile, anche grazie alle azioni di direzione lavori e monitoraggio dei livelli di servizio svolte dai monitori utili per accrescere la capacità negoziale delle Amministrazioni.

Le PA si sono attivate per aumentare la propria capacità di governo dei contratti informatici di grande rilievo, in particolare:

• hanno rafforzato il processo evolutivo già avviato dimostrando di essere in grado di rappresentare i propri reali bisogni in modo più concreto e pragmatico all'interno dei contratti stipulati;
• impostando correttamente l'azione di governo dei contratti incentrandola sulla definizione dei requisiti e sulla validazione delle procedure e dei servizi rispondenti a questi requisiti con il coinvolgimento degli utenti finali;
• hanno iniziato ad utilizzare i livelli di servizio all'interno dei contratti per definire senza ambiguità la quantità e la qualità dei prodotti/servizi informatici richiesti;
• hanno subito in minore misura le politiche industriali dei grandi fornitori di servizi informatici migliorando in termini di efficienza e flessibilità le procedure di comunicazione tra i fornitori, il personale predisposto all'azione di governo e gli utenti finali;
• iniziando a richiedere ai fornitori la gestione della configurazione del sistema informativo per facilitare la migrazione delle conoscenze dal fornitore al cliente, ovvero il recupero della documentazione per interventi di manutenzione ed assistenza e la valutazione dell'impatto organizzativo ed economico dei cambiamenti tecnologici;
• ed avendo incominciato ad utilizzare la rilevazione periodica della soddisfazione utente per valutare la "qualità in uso" delle applicazioni in esercizio e per verificare l'aumentata capacità dell'utente di svolgere i propri compiti lavorativi con efficienza, accuratezza, affidabilità, soddisfazione e sicurezza.

In tale contesto il monitoraggio è diventato lo strumento essenziale capace sia di attenuare i problemi conseguenti alla transizione da regimi di concessione di lunga durata verso forme di outsourcing delle prestazioni di servizi ICT, sia di aumentare l'apertura del mercato informatico in ambito pubblico nel rispetto delle direttive comunitarie. Il CNIPA ha recentemente pubblicato un bando di gara per realizzare un primo tassello di una visione integrata dei sistemi di misurazione delle performance nella PA, mettendo a gara la fornitura di un servizio di controllo di gestione, contabilità analitica e controllo di gestione da erogare in modalità ASP alle PA. Questo servizio permetterà di contenere la spesa per l'acquisto e la gestione di tali sistemi e consentirà alle PA di poter disporre in tempi brevi di questi strumenti ICT, avviando l'automatizzazione del flusso di dati nella catena dei sistemi contabili della Pubblica Amministrazione.

Un valido esempio di amministrazioni che sono istituzionalmente interessate a elaborare gli output di tali sistemi e trarrebbero notevole giovamento dall'automazione dei flussi informativi in questo settore si sono incontrate al convegno di avvio del progetto "e_demps" svoltosi a Pesaro nel 2006. Il primo progetto finanziato dal bando di e-democracy presentato in un convegno pubblico, testimonianza, quindi, che si passa dalla fase di preparazione dei progetti alla loro attuazione; inoltre, il progetto è particolarmente importante per l'oggetto su cui si esercita la sperimentazione della partecipazione attraverso le tecnologie ICT, cioè la Pianificazione strategica.

La dimensione locale del progetto sottolinea che la maggiore complessità dei problemi che oggi ci troviamo ad affrontare è presente anche nelle scelte di ordinaria amministrazione delle PA, perciò il piano strategico di Pesaro è nato dall'esigenza di far dialogare i diversi interlocutori della città sullo sviluppo di progetti in grado di interpretare le esigenze della collettività. Pesaro ha iniziato il suo processo di pianificazione strategica nel 2001 ed è stata tra le prime città italiane di medie dimensioni a cimentarsi in questo processo, forse è per quest'esperienza pluriennale che Pesaro è riuscita a candidarsi e ottenere un finanziamento importante su un progetto che coinvolge altri 16 comuni italiani.