Ogni sistema di protocollo informatico deve ottemperare alle specifiche indicazioni riportate nel dpr 445-28/12/2000 e nel regolamento attuativo dPCM 31/10/2000. Le Pubbliche Amministrazioni dal 1° gennaio 2004, ai sensi dell'art. 50, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, devono pertanto:

• definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
• individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici
• istituire i servizi per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
• nominare i responsabili di tali servizi
• redigere e adottare il manuale di gestione del sistema documentario
• introdurre un sistema informatico per la gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo del protocollo informatico

Per nucleo minimo si intende la componente del sistema di protocollo informatico in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura, classificazione e fascicolazione dei documenti. Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni indicate nell'art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e cioé:

• le amministrazioni dello Stato
• le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
• le regioni, le province, i comuni, le comunità montane
• i consorzi e le associazioni dei predetti enti
• gli istituti autonomi case popolari
• le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni
• gli enti pubblici non economici
• gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
• le istituzioni universitarie
• le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale

Di cosa stiamo parlando

Il manuale di gestione è uno strumento introdotto dalla normativa emanata in applicazione del dpr 428/1998 poi confluita nel decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e ribadito nel successivo dPCM 31/10/2000 (artt. 3 e 5). Lo scopo del manuale di gestione è realizzare uno strumento di supporto organizzativo modulare, flessibile e completo per la gestione documentale, al fine di:

• mettere a norma la gestione documentale dell'Ente
• fornire regole chiare nella gestione dei documenti
• diminuire la movimentazione dei documenti cartacei
• ridurre i rischi connessi alla perdita dei documenti
• abbassare i tempi di ricerca degli originali cartacei e delle copie digitali all'interno del sistema Informatico
• tracciare il disegno evolutivo del sistema informatico e organizzativo dell'Ente

La predisposizione di uno strumento di regolamentazione che includa tutte le procedure di gestione presenta numerosi vantaggi ed è infatti uno degli elementi qualificanti, presso molti enti, delle procedure di certificazione di qualità previste dallo standard ISO 9000. La Soprintendenza archivistica per la Lombardia ha redatto un modello di riferimento del Manuale di gestione, costantemente aggiornato ed utile a tutte le amministrazioni che realizzano progetti di gestione elettronica dei documenti. Tale documento fornisce alcune indicazioni operative per la stesura del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell'Archivio che le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate, come detto, a predisporre ai sensi degli artt. 3 e 5 dPCM 31/10/2000.

Il Manuale di gestione in dettaglio

Il manuale contiene sia disposizioni di carattere generale (che rimarranno inalterate nel tempo) sia specifiche (che richiederanno un costante aggiornamento), pertanto è opportuno organizzarlo come una struttura di articoli contenente disposizioni e principi di carattere generale nei quali si rinvia ad allegati più specifici. Tali allegati potranno così essere aggiornati con maggiore semplicità senza dover ricorrere all'aggiornamento dell'intero manuale.

In particolare, il Manuale deve riportare:

• il modello organizzativo adottato dall'Ente per la gestione dei documenti;
• disposizioni di carattere generale sulla struttura del sistema documentario, del servizio per la sua tenuta e delle responsabilità in materia anche distribuite all'interno dell'amministrazione;
• il piano di conservazione dell'archivio, che comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione o scarto;
• le misure di protezione adottate per garantire la sicurezza e la riservatezza del patrimonio documentario;
• la regolamentazione di ogni attività connessa alla formazione, gestione, conservazione e accesso all'archivio;
• le modalità di trattamento dei documenti registrati e classificati, inclusa l'apposizione associazione della segnatura di protocollo;
• le modalità di registrazione, classificazione, aggiornamento e manutenzione del sistema;
• le norme generali di gestione della corrispondenza in arrivo, in partenza e interna e di movimentazione delle pratiche, incluso il trattamento, la comunicazione e la conservazione di documenti informatici e di altre specifiche modalità di trasmissione (fax, raccomandate, assicurazioni, ecc.);

Per diventare operativo all'interno di un Ente, il Manuale di gestione deve essere infine approvato dalla competente Soprintendenza archivistica regionale e reso pubblico ed accessibile sia tramite Internet (possibilmente sul sito del protocollo), sia attraverso supporti informatici o cartacei; deve essere redatto in modo chiaro, completo e aggiornato periodicamente.

Per facilitare l'introduzione di un sistema di protocollazione informatica e gestione documentale in quelle amministrazioni che non hanno ancora adottato il sistema, nonché per favorire il completamento e la razionalizzazione delle attività da parte di quelle amministrazioni che hanno già avviato progetti finalizzati alla implementazione del sistema, di seguito viene riportata la sintesi del processo (articolato in fasi) di realizzazione del Manuale di gestione del protocollo informatico.

1.Preparazione:

• sensibilizzazione
• piano operativo
• atti preparatori
• programmazione

2.Riprogettazione del sistema documentale

• rilevazione stato attuale
• analisi
• riorganizzazione del processo
• decisioni e stesura documentazione

3.Azioni post progetto del sistema documentale

• rilevazione di eventuali scostamenti ed individuazione delle aree di miglioramento
• manutenzione e gestione

Per gestire la realizzazione di questo progetto e per curare la gestione presente e futura del sistema archivistico e documentale, sarebbe auspicabile individuare un ufficio apposito al quale destinare la responsabilità della gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi cartacei e digitali, al fine di garantire un corretto servizio archivistico, come previsto peraltro dalla normativa in vigore.

È, inoltre, importante sottolineare la necessità di una gestione integrata del servizio protocollo archivi, proprio al fine di garantire una corretta gestione dei documenti e la loro reperibilità, che una dispersione di funzioni e procedure metterebbe invece a rischio. Naturalmente è necessario essere consapevoli che un progetto così innovativo deve essere perseguito con criteri di modularità, in una logica di costante miglioramento che tenga conto della necessità di modifiche graduali e condivise. Non è necessario fare leva su immediati e importanti investimenti.

Quel che è necessario è credere in questa trasformazione nella gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi e nei benefici che essa porterà in termini di efficienza ed efficacia delle procedure. L'ostacolo più grande incontrato finora nelle realtà, siano esse pubbliche o private, nelle quali si è cercato di realizzare una simile trasformazione, non è stato né di natura tecnica né finanziaria, è stato si natura psicologica, in termini di resistenze dirette o indirette al cambiamento. Dunque, perché operare un simile cambiamento? Si potrebbe rispondere: per senso di responsabilità storica ed etica, perché è un cambiamento di prospettive, per adeguarci alle normative. Ma la risposta giusta è: perché conviene.